Wichtige Erkenntnisse aus der Gründung und dem Aufbau eines neuen IT-Dienstleisters

Ich leite das Projekt zur Gründung eines neuen NIS2-konformen IT-Dienstleisters (50+ Mitarbeiter), bei dem bestehenden IT-Bereiche aus zwei Landkreisen herausgelöst werden.

Wir verfolgen einen sehr modernen und kollaborativen Ansatz. Jeder Mitarbeiter trägt aktiv dazu bei, unsere hochmodernen Prozesse, die Architektur und die Technologien mitzugestalten. Und es läuft bisher wirklich gut.

Hier einige wichtige Erkenntnisse, wie man mit einer so großen Veränderung umgehen kann:

ANGST VOR VERÄNDERUNG 

Es ist natürlich, dass bei einer solch großen Transformation Ängste aufkommen

• Beziehe so viele Menschen wie möglich aktiv in den Veränderungsprozess ein. Dadurch wandelt sich das Gefühl der Hilflosigkeit in Empowerment – die Betroffenen sitzen plötzlich selbst am Steuer der Veränderung.

• Nimm dir die Zeit, wirklich zuzuhören und die Sorgen aller ernst zu nehmen.

• Behandle jede Sorge mit Respekt und arbeite aktiv an Lösungen. Sei transparent dazu, wie die jeweilige Lösung angegangen wird, damit die Menschen wissen, woran sie sind. Lass niemanden im Dunkeln.

BETEILIGUNG & EMPOWERMENT 

Wir gestalten alle gemeinsam unseren neuen Arbeitsplatz – und wir wollen, dass er richtig großartig wird.

• Jeder konzentriert sich auf Prozesse, Architektur oder Technologien, die zu seinen Fähigkeiten oder Interessen passen

• Es wurden verschiedene Arbeitsgruppen zu unterschiedlichen Themen gebildet. Jede Arbeitsgruppe ist für ihr Ergebnis selbst verantwortlich.

• Die Arbeitsgruppen werden jeweils von einem der vier Teilprojektleiter geführt, um etwas Struktur zu gewährleisten.

STATUS-MEETINGS SIND ZEITVERSCHWENDUNG – NEIN, GANZ UND GAR NICHT! …WENN SIE EFFIZIENT SIND 

• Wir haben ein wöchentliches Projektmanagement-Status-Meeting mit vorbereiteter Agenda, um möglichst produktiv und konstruktiv zu sein

• Das Meeting beginnt mit einem ganz kurzen Rückblick auf die Fortschritte seit der letzten Woche, gefolgt von einer workshopartigen Diskussion mit Fokus auf die nächsten Schritte und Entscheidungen

• Abstimmung ist bei einem Vorhaben dieser Größe entscheidend. Dieses Meeting stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die nächsten Schritte gemeinsam vorantreiben können.

• Die nächsten Schritte sollen in der Regel (wenn auch nicht immer) bis zur nächsten Woche erledigt sein.

KLARE KOMMUNIKATION IST BEI GROSSEN VERÄNDERUNGEN ESSENTIELL

• Outlook-Kommunikation reduzieren wir auf ein Minimum, stattdessen pflegen wir alle Aufgaben in JIRA und nutzen die Kommentarfunktion für transparente Kommunikation, die jeder einsehen kann.

• Alle wichtigen Infos und Entscheidungen dokumentieren wir in Confluence, sodass jeder jederzeit unsere Fortschritte nachvollziehen kann. Wir waren zwischendurch mal etwas nachlässig damit, aber das Team hat es sofort bemängelt – ein gutes Zeichen, denn es zeigt Neugier und Engagement.

• Auch wenn das Status-Meeting nur von einer kleineren Gruppe besucht wird, wird der aktuelle Stand an alle 50+ Mitarbeiter weitergegeben.

  
  

RISIKOMANAGEMENT 

• Die Einfachheit einer Risikomatrix hilft allen, die bestehenden Risiken zu verstehen und gibt schnell Überblick, worauf der Fokus liegen muss.

• Risiken werden wöchentlich überprüft, um festzustellen, ob sich etwas verändert hat und sofortiges Handeln erforderlich ist.

WICHTIG: Fragen, Inspiration und Kritik – alles ist ausdrücklich erwünscht!